Organización de eventos

La organización de eventos tales como Ferias del sector, seminarios, congresos, ponencias, reuniones corporativas, etc. requieren una gran planificación previa. No es de extrañar que muchos de estos eventos se planifiquen con meses de antelación para asegurarse que todo estará preparado a tiempo.

Los responsables de la organización de eventos tienen que ser forzosamente personas planificadoras por excelencia, detallistas al extremo y dedicadas a fondo a dicha tarea.

Normalmente este tipo de tareas son propias de marketing, ya que dichos eventos forman parte de la comunicación de la empresa. En ocasiones, la dimensión de los eventos es de tal envergadura que puede optarse por subcontratar dicho servicio y dejar en manos de terceros parte de la organización. Recurrir a agencias de turismo, agencias de eventos y agencias de comunicación puede facilitarnos la tarea.

Hoy día existe un “Grado en Protocolo y Organización de Eventos” para aprender a gestionar y planificar con antelación todos y cada uno de los aspectos a tener en cuenta de cara a un evento, pero, aunque todo se puede aprender, en mi opinión la planificación y meticulosidad es innata; o se tiene o no se tiene.

  • Antes de comenzar a planificar hay que definir:
  • Tipo de evento; convención, feria, congreso, presentaciones de nuevos productos, etc.
  • Los objetivos del evento; qué esperamos conseguir con ello
  • El público objetivo al que va dirigido, y todo aquel personal que hay que movilizar (personal de la empresa, invitados…)
  • El lugar de la celebración, comidas, catering, azafatas, servicios audiovisuales
  • Las actividades, charlas, reuniones, etc. que tendrán lugar y dónde tendrán lugar
  • Medio de transporte: vuelos, trenes, coches de alquiler, traslados, etc.
  • Alojamiento
  • Marketing convencional: Stands, publicidad, merchandising, etc.
  • Marketing digital; cómo difundir e informar acerca del evento en internet y redes sociales
  • El presupuesto con el que se cuenta para ello

Una vez definidos todos los puntos anteriormente mencionados, toca ponerse manos a la obra y hacer uso de todos aquellos medios que estén a nuestro alcance (sin perder de vista el presupuesto con el que se cuenta) para acometer el gran reto de organizar el evento.

Toda planificación es poca. La agenda tiene que ser escrupulosamente organizada y cuanta más envergadura tenga el evento, antes hay que comenzar con la planificación.

 

Escrito por 

Ingeniero Agrónomo con experiencia técnica, comercial, de exportación y marketing digital en el sector agroalimentario.

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